Privacy Policy

This Privacy Policy is intended to inform users of the website https://www.thevoelkershouse.com about the processing of their personal data, in compliance with Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679 General Data Protection Regulation (GDPR) and Spanish Organic Law 3/2018, of 5 December, on Personal Data Protection and the guarantee of digital rights (LOPDGDD).

1. Identity of the data controller

Controller: EV Hotel Campos, S.L.U.

Trade name: The Völkers House

Tax ID (NIF): B72474638

Address: Camí dels Reis 308, bloque A, 2.º, Complejo Can Granada, 07010 Palma (Illes Balears), Spain

Email: info@thevoelkershouse.com

Phone: +34 871 552 800

2. Data processing activities, purposes and legal bases

2.1. Contact form and information requests

Purpose: To handle and manage enquiries, information requests, availability queries or any other communication submitted by the user through the Website's contact form or by direct email to the hotel.

Data processed: Name, surname, email address, phone number (if applicable) and the content of the message or enquiry.

Legal basis: The processing is based on the legitimate interest of the controller in responding to communications received through its website (Article 6(1)(f) GDPR). The hotel has a clear and recognisable legitimate interest in responding to users' ; enquiries and requests, and anyone who voluntarily fills in the contact form has a reasonable expectation that their data will be used to respond to their communication. Where the enquiry relates to a potential booking or engagement of hotel services, the processing will additionally be based on the implementation of pre-contractual measures at the request of the data subject (Article 6(1)(b) GDPR).

Retention period: Data will be retained for the time necessary to handle the enquiry and, where applicable, for the legally established limitation periods. If the enquiry leads to a contractual relationship, data will be retained in accordance with the period indicated in the following section.

2.2. Booking management and provision of hotel services

Purpose: To manage accommodation bookings and other hotel services (dining, spa, equestrian activities), invoicing, compliance with legal obligations in tourism and tax matters, and guest assistance during the stay.

Data processed: Name, surname, identity document (national ID, residence permit or passport), nationality, date of birth, postal address, email, phone number, payment card data (processed through a secure payment gateway), dates of stay, accommodation preferences, and any other data necessary for the provision of the service.

Legal basis: Performance of the accommodation contract and ancillary services (Article 6(1)(b) GDPR). Additionally, compliance with the controller's legal obligations (Article 6(1)(c) GDPR), particularly those arising from Royal Decree 933/2021, of 26 October, which requires the communication of guest data to the Spanish State Security Forces, as well as tax and invoicing obligations.

Retention period: Data will be retained during the contractual relationship and, thereafter, for the legally established limitation periods. Data communicated under Royal Decree 933/2021 will be retained for three years. Tax data will be retained for the periods required by applicable tax legislation.

2.3. Commercial communications

Purpose: To send the user electronic communications with information about offers, promotions, special events, news and services of the hotel, restaurant, spa or equestrian club.

Data processed: Name and email address.

Legal basis: The express consent of the data subject (Article 6(1)(a) GDPR), in conjunction with Article 21 of the LSSI-CE. Consent is obtained specifically and independently. For clients with an existing contractual relationship, the exception under Article 21(2) LSSI-CE may apply for communications relating to services similar to those previously contracted.

Retention period: Until the user withdraws consent. The user may unsubscribe at any time via the link included in each communication.

2.4. Website browsing and cookies

Purpose: To ensure the proper functioning of the Website, analyse usage for statistical purposes and improve the user experience.

Legal basis: For technical cookies, the legitimate interest of the controller (Article 6(1)(f) GDPR). For analytical cookies, the consent of the data subject (Article 6(1)(a) GDPR).

Retention period: As indicated for each cookie in the Cookie Policy.

3. Recipients of data

Personal data will not be disclosed to third parties, except where legally required. However, certain providers may access data as data processors:

• Web hosting provider, for server storage and maintenance.

• Payment gateway provider, for secure card transaction processing.

• Google LLC (Google Analytics), for statistical analysis of browsing.

• Spanish State Security Forces, in compliance with Royal Decree 933/2021 (mandatory guest data reporting).

• Tax authorities, in compliance with tax obligations.

• Mews Systems OPCO B.V. (hotel management system), for booking management and invoicing.

The Owner has entered into appropriate data processing agreements with the aforementioned providers in accordance with Article 28 GDPR.

4. International data transfers

The use of Google Analytics may involve data transfers to servers located outside the European Economic Area, primarily in the United States. Such transfers are carried out under the EU-US Data Privacy Framework (European Commission adequacy decision of 10 July 2023) or, where applicable, standard contractual clauses.

5. Data subject rights

The user may exercise the following rights at any time:

• Right of access to personal data (Article 15 GDPR).

• Right to rectification of inaccurate or incomplete data (Article 16 GDPR).

• Right to erasure — 'right to be forgotten' (Article 17 GDPR).

• Right to restriction of processing (Article 18 GDPR).

• Right to data portability (Article 20 GDPR).

• Right to object, including profiling (Article 21 GDPR).

• Right not to be subject to automated individual decision-making (Article 22 GDPR).

• Right to withdraw consent at any time (Article 7(3) GDPR).

To exercise these rights, the user may contact the Owner by email at info@thevoelkershouse.com or by post to Tda. Son Ginard, Parcela 28, Polígono 13, núm. 797, 07630 Campos (Illes Balears), Spain, enclosing a copy of an identity document. The response period is one month, extendable by a further two months.

6. Complaint to the supervisory authority

If the user considers that the processing does not comply with the applicable regulations, they have the right to lodge a complaint with the Spanish Data Protection Agency (AEPD), C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid — www.aepd.es.

7. Security measures

The Owner has adopted appropriate technical and organisational measures to ensure a level of security appropriate to the risk, in accordance with Article 32 GDPR. Payment card data is processed exclusively through PCI-DSS certified payment gateways and the Owner does not store complete card data at any time.

8. Amendments

The Owner reserves the right to amend this Privacy Policy to adapt it to legislative developments or changes in the services provided.

9. Data protection information for the contact form (first layer)

Basic information on data protection

Controller: EV Hotel Campos, S.L.U. (Tax ID: B72474638).

Purpose: To handle your enquiry or information request regarding hotel services.

Legal basis: Legitimate interest of the controller and, where applicable, pre-contractual measures.

Recipients: Data will not be disclosed to third parties except where legally required.

Rights: Access, rectification, erasure, restriction, portability and objection, by contacting

info@thevoelkershouse.com.

Further information: Please see our Privacy Policy.

Last updated: October 23rd, 2026

Versión en castellano:

Política de privacidad

The Völkers House

https://www.thevoelkershouse.com

La presente Política de privacidad tiene por objeto informar a los usuarios del sitio web https://www.thevoelkershouse.com acerca del tratamiento de sus datos personales, en cumplimiento de los artículos 13 y 14 del Reglamento (UE) 2016/679 General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

1. Identidad del responsable del tratamiento

Responsable: EV Hotel Campos, S.L.U.

Nombre comercial: The Völkers House

NIF: B72474638

Domicilio: Camí dels Reis 308, bloque A, 2.º, Complejo Can Granada, 07010 Palma (Illes Balears), España

Correo electrónico: info@thevoelkershouse.com

Teléfono: +34 871 552 800

2. Tratamientos de datos personales, finalidades y bases de legitimación

2.1. Formulario de contacto y solicitudes de información

Finalidad: Atender y gestionar las consultas, solicitudes de información, peticiones de disponibilidad o cualquier otra comunicación que el usuario remita a través del formulario de contacto del Sitio Web o mediante correo electrónico directo al hotel.

Datos tratados: Nombre, apellidos, dirección de correo electrónico, teléfono (en su caso) y el contenido del mensaje o consulta.

Base de legitimación: El tratamiento se fundamenta en el interés legítimo del responsable en atender las comunicaciones recibidas a través de su sitio web (artículo 6.1.f) del RGPD). El hotel tiene un interés legítimo claro y reconocible en responder a las consultas y solicitudes de los usuarios, y quien cumplimenta voluntariamente el formulario de contacto tiene una expectativa razonable de que sus datos se utilicen para dar respuesta a su comunicación. Cuando la consulta se refiera a una potencial reserva o contratación de servicios del hotel, el tratamiento se amparará adicionalmente en la adopción de medidas precontractuales a solicitud del interesado (artículo 6.1.b) del RGPD).

Plazo de conservación: Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para atender la consulta y, en su caso, durante los plazos legales de prescripción. Si la consulta deriva en una relación contractual, los datos se conservarán conforme al plazo indicado en el apartado siguiente.

2.2. Gestión de reservas y prestación de servicios hoteleros

Finalidad: Gestionar las reservas de alojamiento y demás servicios del hotel (restauración, spa, actividades ecuestres), la facturación, el cumplimiento de las obligaciones legales en materia turística y tributaria, y la atención al huésped durante su estancia.

Datos tratados: Nombre, apellidos, documento de identidad (DNI, NIE o pasaporte), nacionalidad, fecha de nacimiento, dirección postal, correo electrónico, teléfono, datos de la tarjeta de pago (gestionados a través de pasarela de pago segura), fechas de estancia, preferencias de alojamiento, y cualesquiera otros datos necesarios para la prestación del servicio.

Base de legitimación: La ejecución del contrato de alojamiento y servicios complementarios (artículo 6.1.b) del RGPD). Adicionalmente, el cumplimiento de las obligaciones legales del Titular (artículo 6.1.c) del RGPD), en particular las derivadas del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, que obliga a la comunicación de los datos de los huéspedes a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, así como las obligaciones tributarias y de facturación.

Plazo de conservación: Los datos se conservarán durante la vigencia de la relación contractual y, posteriormente, durante los plazos legales de prescripción. Los datos comunicados en cumplimiento del Real Decreto 933/2021 se conservarán durante un plazo de tres años. Los datos tributarios se conservarán durante los plazos exigidos por la normativa fiscal aplicable.

2.3. Envío de comunicaciones comerciales

Finalidad: Enviar al usuario comunicaciones electrónicas con información sobre ofertas, promociones, eventos especiales, novedades y servicios del hotel, el restaurante, el spa o el club ecuestre.

Datos tratados: Nombre y dirección de correo electrónico.

Base de legitimación: El consentimiento expreso del interesado (artículo 6.1.a) del RGPD), en relación con el artículo 21 de la LSSI-CE. El consentimiento se recaba de forma específica e independiente. En el caso de clientes con relación contractual previa, podrá aplicarse la excepción del artículo 21.2 de la LSSI-CE para el envío de comunicaciones relativas a servicios similares a los contratados.

Plazo de conservación: Mientras el usuario no retire su consentimiento. El usuario puede darse de baja en cualquier momento mediante el enlace incluido en cada comunicación.

2.4. Navegación por el Sitio Web y cookies

Finalidad: Garantizar el correcto funcionamiento del Sitio Web, analizar el uso con fines estadísticos y mejorar la experiencia de usuario.

Base de legitimación: Para las cookies técnicas, el interés legítimo del responsable (artículo 6.1.f) del RGPD). Para las cookies analíticas, el consentimiento del interesado (artículo 6.1.a) del RGPD).

Plazo de conservación: Según lo indicado para cada cookie en la Política de cookies.

2.5. Selección de personal y gestión de candidaturas

Finalidad: Gestionar las candidaturas recibidas y valorar el perfil de los candidatos, tanto para el puesto concreto al que optan como, en su caso, para futuras vacantes que puedan ajustarse a su perfil.

Datos tratados: Nombre, apellidos, datos de contacto (correo electrónico y teléfono) y demás información incluida en el currículum vitae aportado voluntariamente por el candidato.

Base de legitimación: La ejecución de medidas precontractuales a solicitud del interesado (artículo 6.1.b del RGPD), al presentarse como candidato con vistas a una posible relación laboral. Para la conservación del currículum más allá del proceso de selección abierto, el consentimiento del interesado (artículo 6.1.a del RGPD).

Plazo de conservación:

Si existe un proceso de selección abierto: durante ese proceso. Si el candidato no resulta seleccionado, el currículum se elimina al finalizar.

Si la candidatura es espontánea (sin proceso abierto): hasta 12 meses. Transcurrido ese plazo sin que se haya contactado al candidato, el currículum se elimina.

En ambos casos, podrá solicitarse el consentimiento del interesado para su incorporación a la bolsa de empleo del hotel por un plazo mayor.

Destinatarios: Los datos no se cederán a terceros, salvo obligación legal.

Transferencias internacionales: No se realizan transferencias de datos fuera del Espacio Económico Europeo.

Decisiones automatizadas: No se adoptan decisiones automatizadas sobre las candidaturas sin intervención humana.

Derechos: El candidato puede ejercer en cualquier momento los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición, así como retirar su consentimiento, dirigiéndose a info@thevoelkershouse.com. Tiene derecho asimismo a presentar reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

3. Destinatarios de los datos

Los datos personales no serán cedidos a terceros, salvo obligación legal. No obstante, determinados proveedores pueden acceder a los datos en calidad de encargados del tratamiento:

• Proveedor de alojamiento web (hosting), para el almacenamiento y mantenimiento del servidor.

• Proveedor de la pasarela de pago, para la gestión segura de las transacciones con tarjeta.

• Google LLC (Google Analytics), para el análisis estadístico de la navegación.

• Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, en cumplimiento del Real Decreto 933/2021 (comunicación obligatoria de datos de huéspedes).

• Administración tributaria, en cumplimiento de las obligaciones fiscales.

• Mews Systems OPCO B.V. (sistema de gestión hotelera), para la gestión de reservas y la facturación.

El Titular ha formalizado los correspondientes contratos de encargo de tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD.

4. Transferencias internacionales de datos

El uso de Google Analytics puede implicar transferencias de datos a servidores situados fuera del Espacio Económico Europeo, principalmente en Estados Unidos. Dichas transferencias se realizan al amparo del Marco de Privacidad de Datos UE-EE.UU. (Decisión de adecuación de la Comisión Europea de 10 de julio de 2023) o, en su caso, de las cláusulas contractuales tipo.

5. Derechos del interesado

El usuario puede ejercer en cualquier momento los siguientes derechos:

• Derecho de acceso a sus datos personales (artículo 15 del RGPD).

• Derecho de rectificación de datos inexactos o incompletos (artículo 16 del RGPD).

• Derecho de supresión —«derecho al olvido»— (artículo 17 del RGPD).

• Derecho a la limitación del tratamiento (artículo 18 del RGPD).

• Derecho a la portabilidad de los datos (artículo 20 del RGPD).

• Derecho de oposición, incluida la elaboración de perfiles (artículo 21 del RGPD).

• Derecho a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas (artículo 22 del RGPD).

• Derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento (artículo 7.3 del RGPD).

Para ejercer estos derechos, el usuario puede dirigirse al Titular por correo electrónico a info@thevoelkershouse.com o por correo postal a Tda. Son Ginard, Parcela 28, Polígono 13, núm. 797, 07630 Campos (Illes Balears), acompañando copia de un documento identificativo. El plazo de respuesta es de un mes, prorrogable en dos meses adicionales.

6. Reclamación ante la autoridad de control

Si el usuario considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid — www.aepd.es.

7. Medidas de seguridad

El Titular ha adoptado las medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar un nivel de seguridad apropiado al riesgo, conforme al artículo 32 del RGPD. Los datos de tarjetas de pago se gestionan exclusivamente a través de pasarelas de pago certificadas PCI-DSS y el Titular no almacena los datos completos de la tarjeta.

8. Modificaciones

El Titular se reserva el derecho a modificar la presente Política de privacidad para adaptarla a novedades legislativas o cambios en los servicios.

9. Información básica sobre protección de datos (formulario de contacto)

Responsable: EV Hotel Campos, S.L.U. (NIF: B72474638).

Finalidad: Atender su consulta o solicitud de información sobre los servicios del hotel.

Legitimación: Interés legítimo del responsable y, en su caso, medidas precontractuales.

Destinatarios: No se cederán datos a terceros salvo obligación legal.

Derechos: Acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición, dirigiéndose a info@thevoelkershouse.com.

Información adicional: Consulte nuestra Política de privacidad.

Última actualización: 23 de octubre de 2026